導入事例 Introduction Example
BPOサービス CASE②
サービス業者 様
全国の不動産業者に向けた書類発送業務をご支援し、テレワーク推進に貢献
不動産賃貸における家賃保証事業を展開している不動産業者様。不動産業者宛ての書類の発送業務をご支援し、テレワーク推進のための業務負荷軽減と出社人員の削減に貢献しました。
課題
書類の発送業務を外部委託し、社内のテレワークを推進したい。
明快かつコストを抑えた方法で業務を効率化したい。
成果
書類の発送及び各書類の在庫管理・発注業務をご支援し、出社人員の削減に貢献 。
業務フローのわかりやすさやコストを意識した柔軟なサポートをご提案。
導入時の課題・背景
当社のサービスを導入する前は、お客様の社内で全国の不動産業者からオーダーがあった契約書やパンフレット、返信用封筒などを営業部員がピックアップし、お届けするという方法をとっていました。しかし、コロナ禍でテレワーク体制の整備が進んだことを機に、直接お届けする方法から郵送・メール便対応への切り替えをご決断。また、会社への出社人員を減らしたいというお考えもあり、よくある基本パターンの書類送付については外部に委託したいとのご要望をお持ちでした。当社にご相談をいただいた当初、「書類のオーダーについては、不動産業者の皆様にFAXやメールでOCRシートを送付していただく」という方法をご提案しましたが、この方法を通知しても浸透するか分からないなどの懸念があり、保留となっていました。しかし、その後お客様の担当部署が変更となり、書類のオーダーについては営業部員が内容をスプレッドシートに入力し、共有してくださることになりました。それにより、当初のお見積りよりコストダウンが可能になり、また比較的早く案件を開始することが可能であったため、ご発注へとつながりました。
課題に対する解決策
お客様から共有いただいたオーダー情報に基づき、当社にて契約書・パンフレット・返信用封筒などをオーダー通りの枚数・組み合わせで整え、全国不動産業者へ発送するサポートをご提案いたしました。各アイテムの在庫管理や発注も当社で行いました。
成果とお客様の声
サービス受注後、不動産業者からの全オーダーのうち約9割の書類を当社で発送しておりますが、現在まで作業ミス0を実現しています。
今後の展開
本サービスを導入していただいて以降、作業の正確性などをご評価いただき、定期的な住民票の取得業務やスポットでの圧着はがき発送業務などを追加でご依頼いただいています。
お客様プロフィール
- 業種・業態
- 家賃債務保証及び賃料管理リスクヘッジ業務
- 従業員数
- 約620名
サービス概要
- サービス内容
- 契約書・パンフレット・返信用封筒などをオーダー通りの枚数・組み合わせで全国不動産業者へ発送、各アイテム在庫管理・発注含む
- 対応規模
- レターパック発送：月平均約700件
メール便発送：月約200件 - サービス提供時期
- 2021年7月より
