導入事例 Introduction Example
データ入力・テレワーク支援サービス
サービス業者 様
時間と手間のかかる発送業務をサポートし、テレワーク推進をご支援
ふるさと納税事業を展開しているサービス業者様。
同社から各自治体へ返送する封書・はがきの返送業務をご支援し、業務負荷低減とテレワークの推進をサポートしました。
課題
全社員のテレワークを実施しているが返送物の返送業務は出社する必要があり交代出勤となっていた。
効率的で信頼できるサービスを提供してくれる会社に直ちにアウトソースしたい。
成果
定期的に返送物を回収し、情報入力から仕分け、レターパックによる発送までトータルにサポート。
返送件数の数字をお客様と共有するなど、適宜情報共有を計りながら効率的な作業プロセスを実現。
導入時の課題・背景
ふるさと納税サイトの企画・運営を行うお客様のもとには、各自治体からサイト会員に送付した際に住所不明となった封書やはがきが届くため、
それらを各自治体に返送する業務が生じています。
全社員がテレワークで業務を行う中、これらの返送物処理は会社で1日がかりで作業する必要があり、
そこで、「この返送物処理をアウトソースすることで、出社する人員や時間を最小限にしたい」ということが、今回のご要望でした。
早急に対応できる会社を探しておられる中、迅速なご対応が可能であった当社にご依頼いただくことができました。
課題に対する解決策
週2～3回のペースでお客様のもとに封書・はがきを引き取りにうかがい、当社にて処理・仕分け・各自治体への返送を行う業務をご依頼いただきました。1回の引き取りでお預かりする封書・はがきの量は、数10通から100通ほどです。作業の流れとしては、
まず、引き取りの翌日に封書・はがきをスキャンし、問い合わせ対応のための履歴を残します。そして、自治体の住所や担当課を
データ化したスプレッドシートに各自治体への返送件数を入力し、お客様と情報を共有。その上で、封書・はがきの仕分けを行い、
各自治体にレターパックで送付します。当社のご提案として、迅速な返送を行うため、レターパックの宛名ラベル印刷をシステム化し、
返送先を簡単にミス無く抽出することを可能にしました。
本サービスは、2022年11月から2023年7月までご提供しました。
成果とお客様の声
出社の必要が生じる作業を当社がご支援することで、お客様の出社人数や出社時間を最小限に抑えることができました。これにより、「テレワークに専念できた」とのお声をいただいています。
今後の展開
本業務を評価していただけたことで、別案件（ECサイト出店者に対する、決済審査対応業務）についてもお声掛けをいただき、審査のご案内や申請書の処理、問い合わせ対応等のサポートについてご提案させていただきました。
お客様プロフィール
- 業種・業態
- ふるさと納税事業
- 従業員数
- 約240名
サービス概要
- サービス内容
- 住所不明となった封書・はがきを各自治体に返送する業務を代行
- 対応規模
- 週2～3回封書・はがきを回収。1回当たりの回収数は数十通～100通
- サービス提供時期
- 2022年11月より2023年7月まで
